Personuppgifter och dataskydd

Precis som andra organisationer hanterar Mjölby kommun många personuppgifter: namn, adresser och födelsedata är några exempel. Här får du veta hur vi handskas med personuppgifter, vilka bestämmelser som gäller och vilka rättigheter du som medborgare har när det gäller dina personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt identifierar en fysisk person som är i livet. Exempel är namn, adress, födelsedata och fastighetsinnehav. Även foton och ljudupptagningar kan vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter, som exempelvis IP-nummer, räknas som personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.

Personuppgifter är för det mesta allmänna handlingar

Mjölby kommun kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut.

Det finns särskilda regler för allmänna handlingar vad gäller bevarande (det som ska sparas) och gallring (det som ska sorteras ut). För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information måste det finnas stöd för det i särskilda dokument. Vill du veta mer om detta kan du kontakta Mjölby kommuns dataskyddsombud.

Hur har vi fått in dina personuppgifter?

I de flesta fall har du själv lämnat dem till Mjölby kommun för att kommunen ska kunna hantera ett ärende åt dig. Mjölby kommun kan också få in personuppgifter från andra myndigheter eller föreningar.

Om du har frågor om varifrån dina personuppgifter har inhämtats, kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna. Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud.

Vad innebär behandling av personuppgifter?

Behandling av personuppgifter är all typ av hantering som man kan göra med personuppgifter. Exempel är att samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera och kopiera.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Det är nämnden eller styrelsen i den förvaltning som hanterar dina personuppgifter som är personuppgiftsansvarig. Detta innebär att de har ansvaret för att dina personuppgifter behandlas lagligt, säkert och korrekt. Du har rätt att kostnadsfritt få en kopia av de personuppgifter om dig som Mjölby kommun behandlar.

Om du har frågor om behandlingen eller vill ha tillgång till dina personuppgifter -kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna.Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud.

Varför behöver vi dina personuppgifter?

Mjölby kommun behöver dina personuppgifter för att kunna handlägga ditt ärende, svara på en förfrågan eller hjälpa dig med något annat. När du lämnar in en ansökan om förskoleplats, boendeparkering, bygglov, bistånd, äldreboende, färdtjänst eller annat måste kommunen kunna identifiera att du verkligen är du.

Mjölby kommun kommer inte att behandla dina personuppgifter om det inte finns en väl motiverad anledning till att göra det. Om kommunen ska behandla dina personuppgifter av en annan anledning än den ursprungliga kommer du att få information om detta i förväg.

Varför får vi behandla dina personuppgifter?

När det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster – exempelvis skola och socialtjänst – har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla lagens krav.

Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Exempel kan vara att bedriva bibliotek eller simhallar.

När du har ett avtal med kommunen får kommunen hantera dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.

Vem får ta del av dina personuppgifter?

Det är bara de medarbetare i kommunen som behöver ta del av dina personuppgifter för att utföra sina arbetsuppgifter som får ta del av dina personuppgifter. Beroende på vad det gäller kan det vara handläggare, it-tekniker, administrativ personal, rektorer, lärare, bibliotekarier eller någon av kommunens leverantörer.

Vad gäller om dina personuppgifter skulle behöva hanteras utanför EU?

Om dina personuppgifter skulle hanteras utanför EU/EES-området (det som brukar kallas tredje land) berättar Mjölby kommun det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Hur länge sparar Mjölby kommun dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att sparas av kommunen tills dess att syftet med behandlingen av personuppgifterna är uppfyllt. Personuppgifterna kommer sedan att hanteras enligt de lagregler som gäller för kommunen.

Personuppgifter som kommer in till kommunen blir i regel allmänna handlingar. Därför får kommunen inte gallra eller spara uppgifter hur som helst. Om du har frågor om det här - kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna. Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud.

Dina rättigheter när dina personuppgifter behandlas av Mjölby kommun

När Mjölby kommun behandlar dina personuppgifter har du ett antal rättigheter. Dessa handlar om att du ska kunna ha kontroll över dina egna personuppgifter. Eftersom det finns särskilda regler kring hanteringen av allmänna handlingar begränsas vissa av dessa rättigheter. Om du har frågor om detta - kontakta i första hand den förvaltning som inhämtat personuppgifterna: här hittar du förvaltningarna Länk till annan webbplats.. Du kan också kontakta vårt dataskyddsombud.

Du har rätt att:

• begära tillgång till dina personuppgifter
• begära rättelse, radering eller begränsning av behandling av dina personuppgifter
• invända mot behandling av dina personuppgifter
• begära dataportabilitet: du som har själv lämnat dina personuppgifter har i vissa fall rätt att få ut och använda dina personuppgifter på annat håll – den som har tagit emot personuppgifterna (i det här fallet Mjölby kommun) är då skyldig att underlätta en överflyttning av uppgifterna
• återkalla eventuellt samtycke: om du återkallar ditt samtycke gäller detta från den dag som återkallelsen skedde
• klaga på Mjölby kommuns behandling av dina personuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten.